# 申請外勞管理系統 — 使用者教學手冊

> 適用對象：公司文員、勞工顧問、宿舍管理員、會計等一般使用者。
> 系統網址與帳號請向管理員索取。建議使用 Chrome／Edge 瀏覽器。
> 首次登入後請先到右上角「個人設定」修改自己的密碼。

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## 目錄

1. [登入與基本操作](#1-登入與基本操作)
2. [儀表板（首頁）](#2-儀表板首頁)
3. [工人檔案](#3-工人檔案)
4. [勞工總表](#4-勞工總表)
5. [宿舍管理](#5-宿舍管理)
6. [智能宿位分配](#6-智能宿位分配)
7. [申請批文進度](#7-申請批文進度)
8. [勞工申請進度](#8-勞工申請進度)
9. [收租管理（會計）](#9-收租管理會計)
10. [會計收支表](#10-會計收支表)
11. [問題追蹤板](#11-問題追蹤板)
12. [文件處理](#12-文件處理)
13. [履歷查看](#13-履歷查看)
14. [公司與店鋪](#14-公司與店鋪)
15. [通知鈴鐺與站內通知](#15-通知鈴鐺與站內通知)
16. [個人設定與帳號權限](#16-個人設定與帳號權限)
17. [常見問題 FAQ](#17-常見問題-faq)

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## 1. 登入與基本操作

### 登入
1. 開啟系統網址，會自動跳到登入頁。
2. 輸入管理員發給你的「帳號」與「密碼」，按【登入】。
3. 若想在自己電腦保持登入，可勾「記住我」（公用電腦請勿勾選）。

> ⚠️ 密碼連續輸錯 10 次會被暫停 10 分鐘，期間會顯示倒數等待時間。

### 畫面配置
- **左側選單**：各功能頁面。你沒有權限的頁面不會顯示。
- **頂部**：面包屑導航（你现在的位置）、右上的 🔔 通知鈴鐺、你的頭像（個人設定／登出）。
- **手機／平板**：左上 ☰ 按鈕開合選單。

### 通用規則
- 表格上列的「重要」「必輸」紅色記號＝該欄位一定要填。
- 刪除非 admin 帳號／大量資料的按鈕只有管理員看得到。
- 大部分列表都有搜尋框與篩選下拉；搜尋支援多關鍵字（空格分隔）。
- 提示訊息（成功／錯誤）出現在頁面頂端，看完按 × 關閉。

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## 2. 儀表板（首頁）

登入後第一個畫面，一眼看到「該做的事」：

| 區塊 | 內容 |
|---|---|
| 合約到期提醒 | 30 天內合約到期的工人清單，直接點姓名進入該工人 |
| 文件到期提醒 | 即将過期的工人／公司文件 |
| 問題板徽章 | 未結問題數、逾期數、指派給我的問題 |
| 統計卡 | 工人在職／離職數、宿舍使用率等 |

> 儀表板數字約 2 分鐘自動更新一次，剛改完資料看到數字「慢半拍」是正常的。

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## 3. 工人檔案

管理所有外勞的基本資料、合約與證件。

### 列表頁
- 右上角可切換【精簡】卡片模式／【總表】列表模式（會記住你的選擇）。
- 搜尋：姓名、英文名、電話、身份證皆可；可按在職狀態篩選、按姓氏／英文排序。
- 【新增工人】建立一筆；點卡片／列進入編輯頁。

### 編輯頁重點欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 公司名稱／店鋪名稱 | 可直接輸入新名字，系統會自動建立公司與店鋪記錄 |
| 替代外勞（被替代人姓名） | 填了就代表這筆是「補位」的續約行 |
| 合約人工／**續約人工** | 兩個金額欄位，續約後的新約薪酬填「續約人工」 |
| **替補信有效期** | 補位信件的有效期限日期，會出現在到期提醒 |
| 抵港日期／合約到期日期 | 合約到期日 30 天內編輯頁會顯示紅色「即將到期」徽章 |
| 身份證號碼 | 全系統唯一，重複會被擋下 |
| 在職狀態 | 「離職」的工人不會出現在到期提醒與智能分配 |
| 工作時間 | 預設 9 小時，可改 |

### 詳情頁（點姓名旁的查看圖示）
只讀總覽：基本資料、合約與證件、參考編號、住宿、文件管理、【立即匯出】Word 履歷表，以及【在勞工總表中檢視此工人】快速連結。

### 匯出 Excel
列表頁右上【匯出 Excel】＝把目前篩選結果匯出成工人名單（14 欄精簡版）。

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## 4. 勞工總表

側欄「工人檔案」頁內按【勞工總表】按鈕，或左側選單進入。

- 44 欄完整版式＝客戶指定的「康德美勞工總覽」格式，用於**定期存檔與申報**。
- 每頁顯示 50 人，下方可翻頁（序號連貫）。
- 頂部搜尋支援：姓名、電話、身份證、公司、店鋪、地址（空格分隔多關鍵字）。
- 【匯出 Excel】＝整份（不分頁）匯出，**匯出檔可直接再匯入**（匯入模板即此格式）。

> 總表是「唯讀彙整」，要改資料請回「工人檔案」編輯。

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## 5. 宿舍管理

### 宿舍與房間
- 新增宿舍填地址與容量；進入編輯頁可管理「房間」：房號、容量、性別限制（不限／只限男性／只限女性）。
- 卡片上圓餅圖＝該宿舍入住率。

### 智能配宿
- 在編輯頁或「智能宿位分配」頁幫工人調房（見第 6 章）。

### 收租月曆（重要新功能）
1. 在宿舍卡片按【已收租金收據】開啟月曆。
2. 選年份（2023–2030）。
3. **未收**的月份＝灰色，點一下 → 下方彈出編輯列 → 可填備註 →【標記已收】→ 變綠。
4. **已收**的月份點一下 →【取消】可回復未收。
5. 金額自動沿用宿舍設定的「月租（支出）」；未設月租的宿舍會先提示你去編輯頁設定。
6. 標記結果會自動進「收租管理」的當月租金支出帳目。

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## 6. 智能宿位分配

側欄【智能宿位分配】。目的：幫「尚無宿舍」的工人快速找到合適宿位。

- 列表顯示每位待分配工人 × 各宿舍的**車程／步行**時間（點右上角可切換）。
- 每個建議宿位旁邊有【分配】按鈕；系統會自動擋下：房滿、性別不符。
- 【更新距離資料】按鈕：重新計算所有店鋪↔宿舍路線（約 1 分鐘背景處理，完成後重新整理頁面即可看到新數據；頻率限制：每小時 1 次）。
- 已離職、已指定公司的工人會依規則過濾。

> 第一次使用請管理員先點一次「更新距離資料」，否則距離欄位是空的。

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## 7. 申請批文進度

記錄向勞工處送出的每一份申請（以**勞工處檔案編號**為主key）。

### 新增／編輯一筆進度
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 公司／勞工處檔案編號 | 編號全系統唯一，也是與工人對帳的關鍵 |
| 申請日期／批文日期／批文結束日期 | 批文有效期間 |
| 批文人工 | 勞工處核准的薪酬 |
| **勞工主任** | 從下拉選；**要新增／修改主任名單**請點欄位旁的 ⚙ 圖示 → 會**在新分頁**開啟「勞工主任管理」，加完後回來重開本頁（或重新整理）即會更新選單 |
| 刊登報紙／交勞固會 | 送件過程日期 |

- 列表可按公司／關鍵字搜尋，每列有完成度%條。
- 刪除僅限管理員。

> ⚠️ 在新分頁改完名單，**記得回原本那頁重新整理**，否則選單看不到新名字。

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## 8. 勞工申請進度

追踪「批文到手之後」的個人流程：收資料 → 簽名 → 交出入境 → 出證 → VISA → 逗留簽。

- 9 個日期欄位依流程排列；填了幾項，列表的「進度%」就顯示幾％。
- **參加勞工簡介會時間**：先選「已參加／未參加」——「未參加」才會出現日期時間欄（記錄預約時間）。
- **參加勞工簡介會地點**：從下拉選；名單維護方式同上——點 ⚙ **新分頁**開「簡介會地點管理」，新增後回本頁重新整理。
- **簡介會具體位置／身份證辦理地址**：獨立文字欄位，辦理地址固定選灣仔／長沙灣。
- 此頁資料與「勞工申請進度」列表、總表、工人檔案三方同步顯示。

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## 9. 收租管理（會計）

按「宿舍 × 年月」產生租金收支的一鍵式帳務。

1. 選年月 →【產生當月帳目】：系統依各宿舍住進人數×月租自動列出應收（收入）與月租（支出）；已存在的月份不會重複產生（冪等）。
2. 每筆可【編輯】金額與備註；宿舍收入按入住自動算，可人工覆核調整。
3. 【其他收入／其他支出】卡：非租金類帳目（水電、雜費…），類別可從下拉選「類別管理」建立的自訂類別，或選（自訂）自由輸入標題。
4. 【類別管理】頁：維護常用類別（名稱＋收入/支出＋啟用開關）。
5. **鎖定／解鎖**：每個月可鎖定；鎖定後該月任何人（含自己）都不能改帳，保護已報帳期間的數據。鎖定與解鎖僅限管理員。
6. 【報告】區：宿舍月報、月結報告（Excel/PDF）、年報。

> 月曆標記「已收租金」的月份，這裡的支出會自動出現；兩邊是同一份數據。

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## 10. 會計收支表

「外勞收支表」＝公司對外的現金流記錄（每筆交易一列，可夾帶 PDF 單據）。

### 新增交易
1. 頁面上方【新增交易】列：日期、**專案**、類型（收入/支出）、幣別（HK$/人民幣）、金額、年、月、其它（自訂欄）、備注。
2. **專案**欄是「可自由輸入」的下拉建議框：
   - 點一下會列出已登記的專案（含歷史自動收錄的），點選即可；
   - 也可直接輸入全新名稱，按【新增】後該名稱會**自動登記**進清單；
   - 要整理清單（改名、停用、刪除）請按右上角【專案管理】。
3. **附件**：按【選擇檔案】選 PDF（可多選）。
   - 選了但還沒按新增→ 每個檔名是一個小標籤，點 **×** 可單獨移除、【全部清除】重置；
   - 也可選 JPEG/PNG 相片，系統自動轉成 PDF 後上傳；
   - 單一檔案上限 20MB、一次最多 10 檔。
4. 按【新增】完成；該列「文件」欄顯示附件數。

### 查看／管理附件
- 點「N 份」按鈕進入文件管理頁 → 點檔名即**彈窗預覽 PDF**（可放大縮小、搜文字、上下頁）。
- 上載者當天可刪自己上的文件；管理員隨時可刪。

### 匯出
| 按鈕 | 產出 |
|---|---|
| 打印 PDF | A4 直式「外勞收支表」（含銀行資訊與簽署欄） |
| 匯出 Excel | 同格式 Excel |
| 批量下載 ZIP | 選「全年」或自選月份 → 每月一份 PDF＋該月全部附件（按「日期_專案」分資料夾）＋全年彙總 |

- 年月可切換（頂部筛选列＋上/下一月按鈕）。
- 「全年」模式另顯示 12 個月概覽表。

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## 11. 問題追蹤板

內部問題 ticket（工人／宿舍／公司／店鋪／其他問題）。

- 建立問題：標題、內容、類別、優先度（低/中/高/緊急）、到期日、指派給誰。
- 指派時對方會收到通知（站內＋鈴鐺）。
- 詳情頁可【回覆】（可互相 thread）、上傳附件（圖片或 PDF，一次最多 5 個）。
- 狀態流轉：`open（未處理）→ in_progress（處理中）→ closed（已結案）`；逾期自動標示紅。
- 自己開的問題或獲指派者才可關閉／重開；刪除僅限開單者與 admin。
- 儀表板與鈴鐺統計「逾期問題」「指派給我」。

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## 12. 文件處理

集中管理**工人**與**公司**的證件事務。

- 列表按工人／公司分頁顯示文件數與到期警示。
- 進入某工人／公司的管理頁：依「類別」卡片式呈現（無犯罪紀錄、身體檢查、僱傭合約、Visa、逗留簽…）。
- 每個類別卡：上傳 PDF（自動命名存檔）、點檔名彈窗預覽、設**到期日**（到期前 30 天黃色警示）。
- 上載者當日內可撤回自己剛上的文件；admin 不限。
- 已設到期日的文件會進儀表板「文件到期提醒」。

### 給「工人檔案」頁的使用提示
工人詳情頁下方也有同一套文件區，【全螢幕管理】才進入本頁完整版。

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## 13. 履歷查看

外勞應徵者（未入職）的 PDF 履歷庫。

- 【上載履歷】選一份或多份 PDF → 建立「待填資料」記錄（檔名先當暫存名）。
- 點記錄補：姓名、性別、年齡、應聘工種。工種下拉沒有要的？直接在彈窗/【＋工種】新增（任何人都可新增，刪除僅 admin；被使用的工種不能刪）。
- 支援篩選（性別/工種/年齡含自訂範圍）與排序，點檔名預覽 PDF。
- 多人共用同一份 PDF 時，刪一筆不會刪檔。

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## 14. 公司與店鋪

- 公司列表：名稱、聯絡人、店鋪數、工人数；可新增／編輯／刪除（有店鋪或工人的公司不可直接刪）。
- 店鋪（Branch）：地址、經緯度。改了地址系統會自動於背景更新地圖座標，供智能配宿計算距離。
- 工人在編輯頁輸入新公司/店鋪名稱＝自動建立，不需要先來這頁建。

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## 15. 通知鈴鐺與站內通知

- 頂欄 🔔：數字＝（逾期問題 ∪ 指派給我的問題）＋站內未讀，不重複計數。
- 展開選單可跳到各類通知列表；【查看所有通知】進完整清單。
- 站內通知來源：問題被指派／有人回覆／批文新進度提醒／合約與文件到期（每日檢查，同一事件只推一次）。
- 點「標為已讀」或【全部已讀】。

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## 16. 個人設定與帳號權限

### 個人設定（右上頭像 → 個人設定）
- 改顯示名稱。
- 改密碼：需填目前密碼驗證。**改完密碼其他裝置會被登出**（本機保持登入），這是設計不是故障。

### 帳號權限（僅 admin：側欄【帳號管理】)
- 新增帳號：帳號（英数字）、密碼、角色（admin／user）。
- 編輯帳號可逐頁設定權限：
  - 不顯示（頁面整個消失，直接開網址會被拒）
  - 唯讀（可看不可改）
  - 可編輯（可增修，**不能刪**）
  - 完全（可刪）
- admin 角色恆為全部頁面完全權限。
- 最後一個 admin 不能被降權／刪除（避免鎖死）。
- 改動帳號的密碼或權限**立即生效**：對方所有登入會被踢出重登。

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## 17. 常見問題 FAQ

**Q1：為什麼我找不到「某某」頁面？**
你的權限是「不顯示」。找 admin 開權限。

**Q2：按【儲存】出現「此頁面對你為唯讀」？**
同上——你有該頁唯讀權限，請 admin 調整或請有編輯權限的同事操作。

**Q3：搜尋工人搜不到？**
試空格分隔多個關鍵字（例如「陳大文 中環」＝兩個條件都要命中）。身份證只需輸入一部分。

**Q4：匯入 Excel 失敗／資料怪怪的？**
- 必須用系統模板（工人檔案 → Excel 匯入 → 下載模板，即 44 欄總表格式）。
- 沒有身份證號碼的行（如「待聘」）會被略過——這是設計，避免重複建檔。
- 同一身份證＝同一人：重複匯入會更新而不是新建（續約行合併）。
- 一次匯入全部成功或全部回滾；錯誤訊息會指出第幾列、哪個欄位。

**Q5：預覽 PDF 顯示「找不到此檔案」？**
檔案可能被移除或当初上載失敗。刪掉那筆記錄重新上載，或聯絡 admin 查後端。

**Q6：智能配宿沒有距離資料？**
請 admin 按一次【更新距離資料】，等 1 分鐘重新整理。新加店鋪也一樣要跑一次。

**Q7：收租月曆標記失敗說「未設定月租」？**
先到該宿舍【編輯】填「月租（支出）」，再回來標記。

**Q8：在「勞工主任／簡介會地點」新分頁加了名單，原本的編輯頁看不到？**
設計如此：新分頁只負責名單維護。回編輯頁**重新整理**（或重開編輯頁）即會更新。已輸入但未儲存的資料先截圖存檔。

**Q9：改了密碼，手機上被登出？**
正常且正確的安全行為——其他裝置一律失效。

**Q10：刪除按鈕怎麼不見了？**
你對該頁是「可編輯」權限（不含刪除）。需要刪除請找 admin。

**Q11：合約到期提醒的數字和實際名單不符？**
提醒每 2 分鐘更新一次；離職工人也不計入。

**Q12：Excel 匯出後金額變 0 或出現 ' 符號？**
' 前綴是系統防「公式注入」的安全標記，數值與文字內容完全正確，Excel 顯示無礙、可直接再匯入。

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## 附：各模組速查（誰用哪頁）

| 角色 | 常用頁面 |
|---|---|
| 文員／顧問 | 工人檔案、勞工總表、申請批文進度、勞工申請進度 |
| 宿舍管理 | 宿舍管理（收租月曆）、智能宿位分配 |
| 會計 | 收租管理、會計收支表 |
| 主管 | 儀表板、問題追蹤板、文件處理、帳號管理 |

> 手冊與系統功能以測試站上線版本為準（2025-09 更新）。發現描述與畫面不符，請告知管理員以便更新手冊。